تُعد صيغة خطاب hr letter للسفارة إثبات رسمي، يتم اصدارها من الجهه التي يعمل بها الفرد ويقوم بتقديمها إلى السفارة، فهي عبارة عن إثبات أنه موظف يعمل في مكان ما بمرتب مُحدد وتاريخ عمل مُحدد، ويُعتبر هذا الخطاب من أهم المستندات التي يتم تقديمها للسفارة حتى يتم إثبات أن الفرد يملك دخل شهري ثابت، فتستطيع السفارة أن تضمن أنه سوف يعود مرة أخرى ولن يقوم بكسر الفيزا، والهدف الثاني منه هو إثبات أنه قادر على سداد المتطلبات المالية والمادية للسفر و في مقالة سابقة أيضاً كنا قد وضحنا خطاب hr موجه للبنك
صيغة خطاب hr letter للسفارة وأهم شروطه:-
كما وضحنا في السابق أن صيغة خطاب hr letter للسفارة الذي يتم تقديمه للسفارة ما هو إلا إثبات رسمي لها بأن الفرد المتقدم يعمل تابع لمؤسسة ما ويتقاضي منها الراتب الذي يجعله قادر على تحمل كل الأمور المادية لسفره بالخارج، وفيما يلي سوف نستعرض أهم شروط كتابة خطابhr letter وهي كالآتي:-
- أولًا ) يجب أن يكون اسم الفرد المتقدم في الخطاب متطابق تمامًا مع اسمه في جواز سفره، فهذه الملاحظة قد يغفل عنها الكثيرون ولكنها في غاية الأهمية، وقد تتسبب في رفض طلبك، ويتضمن تطابق الاسم سواء في الحروف أو المسافات بينهم وهكذا.
- ثانيًا ) يلزم كتابة خطاب hr letter على ورق الشركة الرسمي، ويكون فيه letter head و footer من الشركة مسجل عليه اسم الشركه واللوجو وأرقام الهاتف والعنوان والبريد الإكترونى لهم, بالإضافة إلى رقم البطاقة الضريبية والسجل التجارى إن أمكن ذلك حتى يثبت ذلك المصداقية والثقة أمام السفارة وأنها ليست ورقة مزيفة أو شركة وهمية، بالإضافة إلى أن يكون الخطاب مختوم بالختم الخاص بالشركة وبإمضاء المسئول.
- ثالثًا ) كما ذكرنا سابقًا أن أهم البيانات اللى يلزم كتابتها فى hr letter هي أن يكون الخطاب موجه لنفس السفارة التي سوف تقوم بالتقديم فيها، وأن تقوم بتحديد المسمى الوظيفي لك في الشركة التي تعمل بها ، وكتابة بعض البيانات الهامة مثل تاريخ توظيفك وراتبك الشهري والرقم التأميني لك مع إرفاق شهادة التأمينات الإجتماعية.
- رابعًا ) يوجد شرط آخر يغفل عنه الكثيرون وهو أنه في حالة السفر للسياحة يجب عليك أن تقوم بذكر تاريخ السفر المتوقع وإرفاق موافقة الشركة على طلبك للسفر ومنحك هذه الإجازة، ثم تعود لاستكمال عملك بعد هذا التاريخ، بينما في حالات السفر للهجرة فبيتم تحديد سنوات الخبرة وبعض البيانات الخاصة بالشركة سجلها التجاري كما ذكرنا في السابق، وتكون صيغة خطاب hr letter للسفارة كالتالي:-
إلى من يهمه الأمر فى سفارة (إسم الدولة)
نن نحيط سيادتكم علمًا بأن السيد/ …… الذي يعمل فى شركة ….. و فى وظيفة ……. و ذلك إبتداء من تاريخ …/ …./ … وحتى تاريخه، و يتقاضى راتب شهرى إجمالى (صافى) قدره …. جنيه مصرى و رقمه التأمينى هو …..هذا و قد تمنحه أجازة سنوية إعتبارًا من يوم… / …/ …. و حتى يوم …./…./ …. على أن يعود لاستمرار مهام عمله بعد إنتهاء مدة الأجازة، و قد تم منحه هذه الشهادة بناء على طلبه لتقديمها لمن يهمه الأمر فى سفارة دولة …… دون أى مسئولية على الشركة.
و تفضلوا بقبول فائق الإحترام
التوقيع/ ……….. ختم الشركة / ……..
- بالنسبة لطلبة الجامعات / يلزم القيام بتقديمهم لجميع الأوراق التي تثبت إلتحاقهم بالجامعة، وإرفاق إيصال دفع المصروفات حتى تثبت أنك سوف تعود لاستكمال دراستك مرة آخرى، ويلزم أيضًا إرفاق إثبات رسمي بقدرتهم المادية على الإنفاق طوال مدة الرحلة المحددة ويتم ذلك من خلال جمع مستندات خاصة بالوالدين .
- بالإضافة إلى عمل كشف حساب بنكي للوالد أو الوالدة أو الإثنين معًا لآخر 3:6 شهور حسب طلب كل سفارة ، حتى تقوم بإثبات وضعك المالي لها، وأخيرًا يلزم إرفاق شهادة من ولي الأمر أو أحد أقرباء العائلة من الدرجة الأولى مع إثباته لصلة القرابة مثل شهادة الميلاد، أن يقوم بتقديم خطاب يفيد موافقته على سفرك وتوضيح نيته لتحمل جميع التكاليف الخاصة بالرحلة والتوقيع مع بيانات التواصل وصور من جواز سفره أو البطاقة الشخصية له.
أهم الكورسات والمواقع التي تساعدك على كتابة صيغة خطاب hr letter للسفارة:-
- الحصول على صيغة خطاب hr letter للسفارة من هنا .
خطوات كتابة صيغة خطاب HR
تحديد الهدف من الخطاب HR
قبل بدء كتابة صيغة خطاب HR، يجب تحديد الهدف الرئيسي للخطاب. يمكن أن يكون الهدف من الخطاب توضيح سياسة مؤسستكم للموظفين، أو تقديم اعتذار رسمي، أو توضيح الشروط والأحكام لعقد عمل جديد، وغيرها من الأهداف التي تتعلق بالعلاقة بين إدارة الموارد البشرية والموظفين.
جمع المعلومات اللازمة
بعد تحديد الهدف، يجب جمع المعلومات التي ستدعم الخطاب. هذه المعلومات يمكن أن تشمل تفاصيل الحالة، الوقائع المهمة، السياسات المعمول بها في المؤسسة، الإجراءات المطلوبة، وغيرها من المعلومات الضرورية. يجب التأكد من جمع جميع المعلومات اللازمة قبل البدء في كتابة الخطاب.
أهمية كتابة صيغة خطاب HR
كتابة صيغة خطاب HR ذات أهمية كبيرة لعدة أسباب. أولاً، تساهم في ضمان توحيد الاتصالات الداخلية داخل المؤسسة وتحقيق الاحترافية في التواصل بين إدارة الموارد البشرية والموظفين. ثانياً، توفر صيغة خطاب HR معايير واضحة للكتابة الرسمية والبروتوكولات في الموارد البشرية. وأخيراً، تعزز هذه الصيغة مصداقية المؤسسة وتعكس اهتمامها بالتعامل المهني والعادل مع الموظفين.
باستخدام صيغة خطاب HR، يمكن للمؤسسات والشركات الحفاظ على تنظيم الاتصالات الداخلية وضمان التعامل الفعال والمهني مع الموظفين في جميع الجوانب المتعلقة بالموارد البشرية.
إقرأ أيضاً : اسئلة انترفيو وظيفة hr
اقرأ ايضا : تعرف على جميع مهام ال hr بالتفصيل
اقرأ ايضا : نموذج خطاب hr بالعربي لجميع الجهات وأهم خصائصه
اقرأ ايضا : كورس hr لتعليم الموارد البشرية بشهادة معتمدة مجانية
لقراءه المزيد بخصوص هذا الجزء يمكنك الضغط هنا: مقالات وشروحات