برنامج الإكسل واحد من البرامج الواسعة الشهرة وذلك في مجال الجداول الإلكترونية فهذا البرنامج أحد أهم البرامج المكتبية التي يتم استخدامها كثيرًا في جميع مجالات الحياة المختلفة.
برنامج الإكسل يتيح إنشاء جداول يتم تخزين بها عدد كبير جدًا من البيانات وذلك من خلال طرق مختلفة فهو يتيح لهذه البيانات أن تكون مرتبطة ببعضها بعلاقات معقدة ، وتعد الجداول الإلكترونية أكثر شمولًا من برنامج قواعد البيانات بالإضافة إلى سهولة التعامل معه.
وتجدر الإشارة إلى أن شركة مايكروسوفت هي المالكة لبرنامج الإكسل، وفي عام 1985م تم إصدار برنامج الإكسل EXEL، وقد زاد التعامل بهذا البرنامج في هذه الأيام مقارنة بالأعوام السابقة فقد أصبح مهم جدًا في قطاع الأعمال في العالم بأكمله، فهو أداة من الأدوات القوية وله مكانة راسخة في هذا القطاع.
نظرة عامة عن برنامج الإكسل:
- مما هو جدير بالذكر أن برامج البيانات الإلكترونية تستند في الأصل على جداول البيانات الورقية والتي يتم استخدامها في المحاسبة، ولهذا نجد أن تخطيط هذه البيانات المحوسبة هو نفس النسق الموجود بالورق، البيانات يتم تخزينها في الجداول والتي هي عبارة عن خلايا مستطيلة صغيرة أو مجموعة صناديق وهي منظمة على شكل أعمدة وصفوف.
- جميع اصدارات برنامج الإكسل تقوم بتخزين الكثير من صفحات الجداول التي بها البيانات في ملف واحد وهذا الملف يتم الإشارة إليه بكلمة مصنف هذا المصنف به مجموعة من الصفحات كل صفحة تعتبر ورقة عمل وهذه الأوراق منفصلة عن بعضها.
- بعد تشغيل برنامج الإكسل سوف تشاهد نافذة الجداول الرئيسية والتي يشتهر بها التطبيق، هذه الواجهة بها أوراق العمل والتي يطلق عليها شيت SHEET مع العلم انه في الإصدارات الأخيرة من برنامج الإكسل سوف تجد ان ورقة العمل الواحدة تحتوي على ما يقرب من مليون صف وأكثر من ستة عشر ألف عامود.
- الصفوف الأفقية توجد أرقام بجانبها هذه الأرقام موجودة بغرض الترتيب، أما بالنسبة للأعمدة فيتم التعرف عليها وترتيبها من خلال الحروف الأولى الأجنبية وعند انتهاء هذه الحروف يتم اكمال الترتيب عن طريق إضافة حرف ثانٍ بجانب الحرف الواحد حيث تبدأ بحرفين مثل AA,AB,AC وهكذا وعلى نفس الوتيرة يتم إكمال الترتيب.
- يوجد مربع مستطيل صغير بين تقاطع أي عمود مع أي صف هذا المربع يطلق عليه مسمى خلية، وتعد الخلايا هي الوحدات الأساسية التي يتم تخزين البيانات بها، ولأنه وكما ذكرنا كل ورقة عمل بها الملايين من هذه الخلايا فإن كل خلية يتم تحديدها عن طريق مرجع الخلية والذي يكون خاص بها.
- مع العلم أن مرجع الخلية هو مزيج من الخرف الخاص بالعمود ورقم الصف على سبيل المثال A5,B8,AA444, ويجب مراعاة أن مرجع الخلية دائمًا يتم تحديده من خلال كتابة الحرف الخاص بالعمود في البداية ثم الرقم الخاص بالصف.
البيانات التي من الممكن كتاباتها على برنامج الإكسل:
- هناك العديد من البيانات التي يستطيع أي مستخدم من اضافتها الى برنامج الإكسل Excel وهي كالتالي
- أرقام ونصوص عادية، تواريخ مرفقة بأوقات زمنية محددة وكذلك إدخال الكثير من الصيغ والقيم المنطقية المتعددة.
- هذه الصيغ يتم استخدامها لإجراء جميع العمليات الحسابية المعروفة ومن الممكن أن تتضمن البيانات مجموعة خلايا في وقت واحد أو توجد في أوراق عمل مختلفة واحيانًا يمكن الربط بين المصنفات المختلفة عن طريق الصيغ الحسابية.
- برنامج الإكسل يحتوي على صيغ معدة مسبقًا وجاهزة لتنفيذ مجموعة كبيرة من العمليات الحسابية وذلك من العمليات البسيطة مثل إدخال الوقت والتاريخ وصولًا إلى العمليات المعقدة مثل البحث عن معلومة معينة بداخل الجداول التي تحتوي على بيانات كثيرة.
- من خلال هذا البرنامج يمكن رسم رسومات بيانية ورسم تخطيطات للبيانات وذلك حتى تساعد المستخدمين في تحديد التوجهات الخاصة بالبيانات.
- يمكن ايضًا القيام بطباعة البيانات وكذلك الرسوم البيانية حتى يتم استخدامها في التقارير.
- يستطيع مستخدمي برنامج الإكسل من ربط المخططات وبيانات أوراق العمل حتى يتم استخدامها في برامج أخرى مثل برنامج الورد وبرنامج البوربوينت.
أبرز المجالات التي يستخدم فيها برنامج الإكسل EXEL
- عند النظر لاستخدامات برنامج الإكسل في مجالات العمل فسوف نجد أن هذه الاستخدامات غير محدودة وهذه بعض الأمثلة لهذه الاستخدامات
- يعتبر برنامج الإكسل من أعظم الأدوات التي تساعد في حفظ البيانات وكذلك التعامل مع الأرقام والجداول تستطيع الشركات او اي مصلحة من خلال استخدام هذا البرنامج أن تقوم بإنجاز الرواتب وذلك بمجرد إتقان المعادلات وتعلم كيفية كتابة هذه المعادلات.
- يتم استخدام برنامج الإكسل عند التخطيط لتشكيل فريق يلعب مباراة لكرة القدم، ومن خلاله يتم متابعة قوائم التكاليف والمتابعة لهذا الفريق.
- باستخدام جداول الإكسل يتم ترتيب المواضيع والتواريخ التي يتم ادراجها عن إنشاء تقويم بأي موقع إلكتروني ويكون هذا التقويم قابل للتعديل.
- يتم استخدام برنامج Excel في عمل أي ميزانية للمنتجات الصغيرة ويكون ذلك من خلال إدراج جميع نفقات هذا المنتج في جداول الإكسل وايضًا تحديث هذه النفقات كل شهر، هذا بالإضافة إلى إمكانية رسم مخططات بالبرنامج توضح نجاح الميزانية او فشلها.
- بناء على توقعات العملاء يمكن من خلال برنامج الإكسل يتم عمل نموذج يتم بها التخطيط لزيادة الإيرادات لمنتج ما.
- يستخدم برنامج الإكسل في تنظيم معظم الأمور الاقتصادية، عند القيام بجولة في قسم الحسابات والموارد المالية لجميع الشركات الضخمة، سوف نرى جميع الحواسيب الموجودة بالشركة مملوءة بكميات كبيرة من جداول الإكسل والتي تحتوي على الميزانيات والماليات الخاصة بالشركة.
- ولأن برنامج الإكسل له مميزات متقدمة مثل العمليات الحسابية الأساسية والمتقدمة مثل IF, Lookup, MATCH بواسطة البرنامج يمكن الانتهاء من الأعمال الخاصة بالمحاسبة في وقت سريع جدًا في حين انه إذا كانت هذه الأعمال يتم إنجازها يدويًا كانت من الممكن أن يستغرق إنجازها أسابيع.
- محترفي التسويق والانتاج يقومون بالاعتماد على هذا البرنامج وذلك من خلال فريق المحاسبات الخاص بهم والذين بدورهم يقوموا باستخدام الإكسل لتجهيز جميع القوائم التي تخص الزبائن وتجهيز الأهداف المنتظرة من المبيعات.
- كما أن هذا البرنامج يساعد الفريق الخاص بالمبيعات في تنظيم عملهم وكذلك القيام بوضع خطة مستقبلية للتسويق، كل هذا وأكثر من خلال استخدام جداول pivot Tables (الجداول الإحصائية) فهذه الجداول تسمح لهم بتلخيص وتصنيف بيانات العملاء وكذلك المبيعات بكل سرعة وسهولة بواسطة استخدام خاصية السحب والافلات وخلاصة القول أنه كلما وجدت معرفة جيدة ببرنامج الإكسل كلما استطاعت جميع أقسام العمل الاستفادة من هذا البرنامج.
- يتم استخدام برنامج الإكسل في تخطيط الموارد البشرية، جميع الأنظمة الخاصة بقواعد البيانات مثل كويكبووكس وأوراكل وساب والتي يتم استخدامها لتنظيم الكشوف الخاصة بمرتبات الموظفين وكذلك جميع المعلومات التي تخصهم يمكن أن تقوم بتصدير جميع هذه المعلومات إلى برنامج الإكسل وهذا بدوره يساعد في الكشف عن الأنماط المتكررة وايضًا يساعدهم في فهم كيف يتم تقسيم الفريق الخاص بالعمل على أساس مستوى المرتب أو المهمة.
- جميع المختصين بالموارد البشرية اعتمادهم الكلي والاساسي على برنامج الإكسل وذلك من خلال جداول كبيرة ممتلئة بالبيانات الخاصة بالموظفين وهذا يعني لمعرفة الأسباب التي تؤدي إلى زيادة النفقات وبالتالي يتم وضع خطط مستقبلية للتحكم في هذه النفقات.
شرح تشغيل برنامج الإكسل خطوة خطوة
قم بتشغيل البرنامج عن طريق الذهاب إلى شريط start ومن قائمة start من القائمة الجانبية التي تظهر بجوار program’s اختر Microsoft Excel سوف يفتح لك ورقة العمل الأولية التي يتم البدء بها.
الشاشة الرئيسية لبرنامج الإكسل تحتوي على الآتي:
- الأشرطة:- وهي عبارة عن مجموعة من الخدمات والأوامر وهي مقسمة على حسب خدمتها للمستخدم فعلى سبيل المثال إذا أراد المستخدم تعديل شكل الصفحة هنا يقوم المستخدم بالذهاب إلى شريط ( page layout) أو عرض الصفحة.
- محتوى الأشرطة: جميع الشرائط الموجودة بمجرد الضغط عليها تظهر الأوامر الموجودة بداخلها وهذه الأوامر تكون مقسمة لمجموعات.
- شريط عنوان الخلايا:- في الجزء الأعلى من الشيت وتحت أشرطة الأدوات هناك خانة يظهر بها اسم وعنوان الخلية الجاري الكتابة بها وبالطبع هذا الجزء يسهل عليك معرفة عنوان الخلية سريعًا.
- الشريط الخاص بالمعدلات:- وهو بجوار شريط عنوان الخلية وبه يتم عرض محتويات أي خلية وايضًا من الممكن أن يكتب به المعادلة أو أي بيانات أخرى بداخل الخلية.
- المنطقة الخاصة بالعمل:- وهي عبارة عن جداول مقسمة على هيئة مجموعة خلايا وتستطيع أن تقسم وتقوم بترتيب البيانات بهذه الخلايا كما تريد، وكما ذكرنا كل خلية لها عنوان بناءً على الموقع الخاص بها في ورقة العمل.
- مجموعة الأوراق:- هذا الجزء تظهر به جميع الأوراق الموجودة عندك في ملف الإكسل، مع العلم أنه بإمكانك أن تنشئ اوراق اضافية، وذلك حتى تستطيع ترتيب بياناتك وكذلك سهولة الوصول إليها.
- شريط الحالة الخاص بملف الإكسل:- يحتوي هذا الشريط على مجموعة من المعلومات التي تخص ورقة العمل التي تكتب بها
- أدوات التحكم بعرض الصفحة:- تساعدك في تكبير وتصغير الصفحة.
شرح مبسط لأشهر أدوات برنامج الإكسل
دمج الخلايا في برنامج الإكسل
- قم بتحديد الخلايا المراد عمل دمج لها ومن شريط Home قم بالضغط على اختيار Marge and Center بعد ذلك سيقوم برنامج الإكسل بدمج الخلايا التي تم تحديدها.
القوائم المنسدلة:
- هذه أحدى الأدوات التي يتميز بها برنامج الإكسل فهي تقوم بتسهيل إدخال البيانات في أوراق العمل بشكل كبير، كما أنها تساعد في التحكم بجميع عمليات الإدخال التي ينفذها المستخدم في الخلايا، ويكون ذلك عن طريق إدخال مجموعة من القيم مسبقًا إلى القوائم المنسدلة عند إنشائها.
- من الشرائط نختار شريط Data بعد تحديد الخلايا المراد إنشاء قائمة منسدلة لها قم باختيار Data Validation من الخيارات التي تظهر بعد اختيار شريط Data
- قم باختيار list من مجموعة الأوامر التي ستظهر ثم قم بتحديد البيانات التي تود أن تضعها في القائمة المنسدلة.
- على سبيل المثال إذا كان يوجد في ورقة العمل لديك اختيار الجنس ذكر أو أنثى فبدلًا من كتابتها في كل مرة يمكنك أن تنشئ قائمة منسدلة في جميع الخلايا الخاصة بعمود الجنس وكل ما عليك عند الوقوف على الخلايا هذه ان تختار فقط ذكر أو أنثى من القائمة المنسدلة التي انشأتها.
تصفية البيانات:
- هذه الأداة تمكنك من عمل فلترة البيانات الموجودة في أوراق العمل في برنامج الإكسل
- فعند تحديد عمود وتريد أن تقوم بعمل فلترة أو تصفية للبيانات الموجودة به نقوم بتحديده ثم نضغط على زر الماوس الأيمن ومن القائمة المختصرة نختار Filter
الرسوم البيانية والمخططات:
- أحيانًا يحتاج المستخدم في برنامج الإكسل بعمل رسم بياني أو مخطط لبعض البيانات الرقمية الموجودة في الملف وهذه الرسومات بطبيعة الحال سوف توفر عليه كثيرًا من الوقت عندما يقوم بمراجعة هذه البيانات .
- يمكن إنشاء الرسوم البيانية عن طريق تحديد الخلايا التي بها البيانات المراد عمل رسم بياني او مخطط لها ثم من شريط او تبويب Insert وبعد ذلك سيظهر بعض الأزرار التي بها الأوامر الخاصة بهذا التبويب قم باختيار Recommend charts
- سوف تظهر نافذة بها أشكال عديدة للرسوم البيانية والمخططات قم باختيار الشكل الذي تريده
الدوال ببرنامج الإكسل:
- كما ذكرنا من قبل أن برنامج الإكسل من أضخم البرامج واشهرها في عالم المحاسبة والجدولة، فيمكنك من استخدام الكثير من الدوال الرياضية مثل الطرح والجمع والقسمة والضرب وحساب المتوسطات ….الخ، هذا بالإضافة إلى أنه يوجد ايضًا الدوال الأكثر تعقيدًا بهذا البرنامج.
- يمكن أن تقوم بكتابة العملية الحسابية التي تريدها يدويًا وذلك بعد الوقوف على الخلية المراد عمل العملية الحسابية بها وفي الجزء الخاص بالدوال في الشريط بالأعلى قم بكتابة المعادلة.
- ايضًا بدلاً من كتابة المعادلات يدويًا تستطيع أن تستخدم الدوال الموجودة في برنامج الإكسل وذلك عن طريق الوقوف على الخلية المراد عمل العملية الحسابية في داخلها ثم من شريط insert بالضغط على زر الدوال ثم اختيار الدالة وضغط على انتر.
وظائف الدوال:
تقسم وظائف الدوال في برنامج الإكسل إلى ست مجموعات ألا وهي:-
-
دوال عامة
يقصد بها الدوال الشائع استخدامها بالبرنامج وهذه بعض منها
Sum:يتم استخدامها لإيجاد مجموع الخلايا التي يتم تحديدها وصيغتها كالتالي
Sum=(نطاق الخلايا) ثم الضغط على مفتاح enter لتطبيق الدالة مع العلم يجب وضع : بين كل خلية والأخرى مثل ( b1:b5) وهذا يتم تطبيقه على جميع الدوال.
Average:تستخدم هذه الدالة لإيجاد متوسط نطاق معين من الخلايا.
= Average( نطاق الخلايا)
-
دوال منطقية
مثل and,or,not ويتم استخدامها في تحديد البيانات الصحيحة والخاطئة بعد عمل شرط معين بالخلايا.
-
دوال التاريخ والوقت
Now: تستخدم لكتابة التاريخ والوقت الحالي عند كتابة الملف.
Today: لكتابة التاريخ الذي تم فيه كتابة الملف.
Time: لكتابة الوقت الذي كتب فيه الملف.
-
دوال رياضية
Abs: تستخدم لتحويل الأرقام السالبة إلى أرقام موجبة فقط.
Sin: تقوم بإيجاد جيب الزاوية.
Power:وظيفتها رفع الرقم إلى أس.
Product: تقوم بإيجاد حاصل ضرب نطاق محدد من الخلايا.
Sqrt: وظيفتها إيجاد الجذر التربيعي للأرقام.
-
الدوال المالية
Nper: تستخدم لإيجاد عدد الأقساط الشهرية التي من المفروض سدادها لقرض ما.
Rate: تقوم بحساب الفائدة الشهرية لقرض ما
-
الدوال الحرفية
وهذه بعض الأمثلة على هذا النوع من الدوال
Len: تقوم بإيجاد عدد الحروف الموجودة في خلية محددة.
Lower: هذه الدالة تعمل مع الحروف الإنجليزية فهي تقوم بتحويل جميع حروف الخلية إلى حروف صغيرة.
Upper: ايضًا تعمل مع الحروف الانجليزية ولكنها تحول الحروف من صغيرة إلى كبيرة.
Proper: تعمل كذلك مع الحروف الانجليزية ووظيفتها تحويل جميع الأحرف الموجودة في أول كل كلمة إلى حروف كبيرة.
حيل مختلفة ستسهل استخدام برنامج الإكسل:
- إذا أردت وضع تسلسل للأرقام في الشيت مثلًا يبدأ برقم ١ وينتهي بـ رقم ٥٠ أو يبدأ برقم ٥٠ ثم ينتهي عند رقم ١ أو يبدأ من ٥ وينتهي عند ١٠ وتكون الوحدة بين الرقم والاخر وحدة واحدة فقط او عدة وحدات بين الرقم والرقم ولنأخذ مثال على هذا التسلسل.
مثلًا قم بكتابة ٥٠ في الخلية A1 وفي الخلية التي تليها A2الرقم ٤٨ وهنا نجد أن الفارق وحدتين عن الرقم ٥٠ وهنا نحن نريد أن نقوم بعمل تسلسل تنازلي من ٥٠ حتى ٢٠ على سبيل المثال وهنا قم بتنفيذ الحيلة الآتية بدلًا من تعبئة الخلايا بنفسك، بعد كتابة الأرقام كما ذكرنا في أعلاه قم بتحديد الخلية رقم A1، A2 وهنا سوف تجد في الجانب الأيسر من الخلايا المحددة نقطة شكلها مربع قم بالضغط عليها بزر الماوس الأيسر.
ثم قم بالسحب إلى الأسفل مع العلم أنه سوف يظهر بجانب مؤشر الماوس الرقم الذي تصل إليه وعندما تصل إلى ٢٠ اترك الماوس.
وهنا سوف تجد أنك قمت بعمل تسلسل يفرق رقمين بين الرقم والرقم كما أنه من الممكن تنفيذ هذه الحيلة مع الحروف وتسلسل ايضًا أيام الأسبوع والأشهر.
- حيلة اخرى يمكن أن تنفذها في برنامج الإكسل وهي كالتالي إذا أردت أن تحدد أكثر من عمود أو صف غير متجاورين ما هي الخطوة التي تستطيع أن تنفذها لعمل هذا التحديد على سبيل المثال العمود A والعمود D والصف رقم ١٢ هنا تقوم باختيار العمود رقم A بالضغط على الحرف A بأعلى العمود.
ثم الضغط على مفتاح ctrl الموجود في لوحة المفاتيح وأنت مستمر بالضغط عليه ثم قم بالماوس بالضغط على العمود D والصف ١٢ وهنا سوف تجد أنك قد حددت العمودين والصف بالرغم من انهما غير متجاورين.
مميزات برنامج الإكسل:
- برنامج الإكسل يحتوي على جميع الصيغ الرياضية والمالية المعروفة، ويتم إدخال البيانات ثم تطبق المعادلات على هذه البيانات.
- هذا البرنامج مشهور بدقة نتائجه وهذا بالطبع يوفر مسألة مراجعة المعادلات الحسابية.
- يمكن التعديل بكل سهولة على البيانات وأما بالنسبة للبيانات المرتبطة ببعضها فعند التعديل على جزء يقوم بالتعديل على باقي البيانات المرتبطة بها.
- يقوم برنامج الإكسل بتقديم مجموعة من الرسوم البيانية المتعددة الأشكال والتي يتم تنفيذها على جميع البيانات بجميع أنواعها.
- برنامج الإكسل يمنح إمكانية عمل مقارنة بين جدولين لإزالة العناصر المتكررة بينهما وكذلك ربط النتائج بينهما.
وأخيراً، شكرا لكم لقراءة المقال حتى النهاية، يمكنك قراءة المزيد من المقالات في مجال تطوير الذات من هنا.. مقدمة لكم من أكاديمية مجتهد.